Les deux prérequis à votre brief d’externalisation des ventes
Prenez votre temps
Le temps que vous consacrez à la rédaction de votre brief sera autant de temps gagné, en diminuant le nombre d’allers-retours sur les recommandations ! Même si l’exercice peut paraître fastidieux voire parfois complexe, le brief est le 1er maillon qui mènera à l’augmentation des ventes. Il définit un cadre des attendus et reste le document de référence tout au long de votre collaboration avec un prestataire externe. Dans le cadre d’un appel d’offre auprès de plusieurs partenaires, ce brief d’externalisation des ventes garantit d’effectuer une compétition équitable.
Suivez nos 3 conseils pour faciliter cette étape :
- libérez-vous de Power Point. Un document texte suffira et vous gagnerez un temps précieux sur la mise en page. Ce type de document vous permet ainsi de consacrer plus de temps sur le fond, choisir chaque chiffre et chaque mot. Même si certains pourraient être tentés par le brief 100% oral, nous vous conseillons vivement de privilégier l’écrit, plus factuel et précis.
- Constituez une équipe projet. Une action d’externalisation des ventes engage généralement en première ligne le marketing et les équipes commerciales. La logistique ou encore le trade marketing peuvent aussi être impliqués. Identifier et réunir les différentes parties prenantes permettra de travailler ensemble sur le besoin de votre marque, en tenant compte des problématiques et besoins des différents services. Dès la définition du cahier des charges, vous impulserez ainsi une dynamique de co-construction et un alignement, favorable à l’atteinte de vos objectifs.
- Une relecture s’impose. Une fois le brief bouclé, n’hésitez pas à solliciter deux membres de l’équipe projet pour une relecture et à prendre en compte leurs éventuels commentaires. Un regard externe est toujours bénéfique !
Partez du bon pied avec l’objectif
Souvent oublié des briefs ou noyé à la fin d’un cahier des charges dense, il est pourtant l’élément déclencheur des actions que vous souhaitez mener en points de vente. Alors, prenez le temps de le définir dès le début ! Il permet de qualifier et dans la plupart des cas, de quantifier le besoin de votre entreprise (distribution numérique ou de valeur – DN ou DV-, notoriété, image…). Ces informations auront une influence directe sur les dispositifs proposés par votre prestataire externe.
Voici quelques exemples :
- augmenter les ventes de fin d’année de x% du rayon high-tech dans un réseau spécialisé de 85 magasins, situés dans le quart sud-est de la France.
- Ouverture de 40 points de ventes sur un marché test ou non travaillé par les forces de vente.
- Favoriser le sell-out des produits de ma marque et indirectement le sell-in en augmentant le taux de recommandation par les vendeurs, dans des magasins indépendants rarement visités aujourd’hui par les commerciaux.
- Améliorer la visibilité de mes produits haut de gamme à l’occasion du lancement d’une nouveauté par une opération de merchandising au printemps, dans les grands magasins à Paris.
- Recruter, structurer et animer une équipe de vendeurs dédiés pour mon pop-up store événementiel de 40m2 à Cannes, en centre commercial, pendant 6 mois, avec un objectif de chiffre d’affaires, de taux d’écoulement et d’« Units Per Transaction » (soit le nombre de produits vendus par client à chaque visite).
Qualifiez aussi, si vous en avez une idée précise, le type d’actions à mener dans votre réseau de distribution, comme par exemple : des animations commerciales 7 heures par jour, une tournée de formation de vendeurs… Délimitez aussi clairement le périmètre de vos actions : le réseau concerné, la zone géographique visée…
Pensez enfin à étayer votre objectif principal des raisons pour lesquelles vos équipes internes n’ont pas réussi à l’atteindre jusqu’à présent. N’oubliez pas de lister également les freins ou contraintes potentiels auxquels vous pourriez être confrontés au cours du projet. Votre agence externe sera ainsi plus à même de vous proposer des solutions concrètes d’amélioration ainsi qu’une méthodologie adaptée à vos principaux défis.
Les 4 principales parties de votre cahier des charges
La stratégie globale de votre entreprise
Après avoir relaté brièvement l’histoire de l’entreprise, vous pouvez enchaîner sur vos ambitions actuelles et vos principaux enjeux. Cela apporte un éclairage à votre agence de force de vente externe sur la stratégie à adapter sur le terrain.
Vous pourrez aussi énumérer les actions menées récemment sur le terrain, à travers les différents réseaux de distribution pour capitaliser sur vos succès. Quelles sont les pratiques qui ont été le plus bénéfiques en point de vente ? Quels sont les principaux résultats obtenus ?
Votre organisation interne
Afin de réussir brillamment votre brief force de vente externalisée et d’établir la meilleure stratégie d’actions, décrivez clairement votre organisation interne, particulièrement celle de vos équipes commerciales. Comment se répartissent-ils les différents canaux et comptes ? Quelles sont leurs priorités commerciales ? Leurs objectifs ? En fonction des détails communiqués et en amont du brief, vous pouvez demander aux prestataires interrogés de signer un accord de confidentialité.
A l’oral, vous pourrez indiquer également la liste des personnes en charge du projet dans l’entreprise et auxquelles il sera nécessaire de se référer. Le circuit de décision autour du projet peut aussi être abordé dans cette discussion avec l’agence d’externalisation. Ces éléments lui permettront dès le brief de se familiariser avec le fonctionnement de votre entreprise.
Les caractéristiques de votre marque
Pour un dispositif d’externalisation qui vous ressemble, le brief contiendra l’identité de la marque, son positionnement et ses principaux points forts. C’est le moment ou jamais de familiariser le prestataire externe avec vos valeurs et vos atouts. Plus vous êtes précis, mieux c’est ! Ces éléments permettront à l’agence de définir plus précisément les profils les plus fidèles à votre image dans les points de vente.
Votre rétroplanning et enveloppe budgétaire
La date de démarrage des actions constitue une partie déterminante du brief d’externalisation des ventes. D’une part, grâce à l’expertise de l’agence externe, vous pourrez valider dès le brief si le projet est réalisable dans le temps imparti. D’autre part, elle pourra vous suggérer l’organisation optimale permettant de fluidifier son déroulement.
La dernière grande étape pour constituer un bon brief d’externalisation des ventes constitue à définir le budget du projet. Celui-ci n’est pas encore finalisé ? Pas de panique ! Communiquez au prestataire externe une estimation de l’enveloppe ou fourchette budgétaire, permettant de dimensionner l’équipe terrain pouvant répondre à vos objectifs. Dans ce type de projet, une large palette de dispositifs sont possibles, à des coûts allant du simple… à un maximum à plusieurs chiffres. Le budget est un critère déterminant pour une recommandation adaptée à vos moyens. Même si vous n’avez pas d’expérience de la force de vente externalisée, vous avez certainement une idée des ressources disponibles à inclure à votre brief.
Vous sentez-vous prêt à créer votre brief ? Celui-ci doit être à la fois clair, compréhensible et structuré. Il sera un véritable atout pour ensuite prendre votre décision et choisir le partenaire qui fera grimper en flèche vos ventes !